Hướng dẫn quy tắc trình bày văn bản hành chính

img-topic-full

Đối với mỗi cơ quan, tổ chức, cá nhân tham gia công tác hành chính thì việc nắm rõ quy tắc trình bày một văn bản chuẩn là vô cùng cần thiết. Sau đây là một số thông tin cơ bản về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính theo thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 Của Bộ Nội Vụ.

1. Phông chữ trình bày văn bản chuẩn: 
Phông chữ Tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN 6909:2001.


2. Khổ giấy
Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển được trình bày trên khổ giấy A5 (148 mm x 210 mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ A5).


3. Kiểu trình bày
Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định hướng bản in theo chiều dài).
Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định hướng bản in theo chiều rộng).


4. Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
Lề trên: cách mép trên từ 20 – 25 mm;
Lề dưới: cách mép dưới từ 20 – 25 mm;
Lề trái: cách mép trái từ 30 – 35 mm;
Lề phải: cách mép phải từ 15 – 20 mm.

Trên đây là một số quy tắc cơ bản về cách trình bày một văn bản hành chính chuẩn. Để có kiến thức chắc chắn về các phần mềm tin học cũng như nắm rõ các thủ thuật giúp công việc văn phòng của bạn trở nên đơn giản, dễ dàng và tiết kiệm thời gian hơn, bạn có thể tham khảo các khóa học tin học văn phòng tại Hà Nội của Trung tâm Tin học Văn phòng MOS trong tháng 11.